关于加强成人高等教育（网络教育）学籍学历数据管理的通知
鄂教学〔2009〕2号
各高等学校：
为进一步规范成人高等教育办学行为，加强我省成人高等教育学籍学历数据管理, 根据教育部有关文件精神，结合我省成人高等教育（网络教育）学籍学历数据管理工作实际，现就有关事项通知如下：
一、高度重视学籍学历数据管理工作。成人高等教育学籍学历数据是加强成人高等教育学生管理、进行毕业生学历证书电子注册及学历认证的重要依据，不仅直接关系到学生的切身利益，关系到高校及社会稳定，也直接关系到高等学校的质量和声誉。各高校要高度重视，加强领导，加强对本校成人高等教育（网络教育）的统一管理，确定专人统一管理成人高等教育（网络教育）学籍学历数据。建立健全成人高等教育（网络教育）学籍学历管理制度，明确学籍学历数据核对、审查、更正、上报的管理程序，坚决杜绝多头管理、错报漏报、随意更改、弄虚作假等现象，确保本校成人高等教育（网络教育）学籍学历数据准确规范。选拔思想素质高、业务能力强、工作认真负责、熟练掌握计算机网络技术的同志负责学籍学历数据管理工作，并保持人员相对稳定。切实加强对函授站（点）及校外学习中心学籍学历数据的统一管理，严禁将学籍学历数据管理权下放到函授站（点）和校外学习中心，严禁函授站（点）及校外学习中心任意更改学生报名考试和招生录取信息。
二、进一步明确学籍学历数据管理权限。从2009年起，我厅在核成人高等教育（网络教育）学籍学历注册数据时，只负责审核姓名、学历层次和学习形式三个字段。在新生学籍电子注册和学历证书电子注册过程中，凡涉及上述三项信息的修改，由所在高校审查后，以学校名义办文并提供有关材料，报我厅审核通过后才能更改。高校负责身份证号、专业名称、学制等其他数据的审核、管理和维护。各高校要按照管理权限，本着对学生负责、对社会负责、对学校声誉负责的精神，规范成人高等教育（网络教育）学籍学历数据管理，确保基础数据的完整、准确和真实。
三、认真做好新生入学资格复查和录取信息网上核对工作。按照教育部规定，每年新生录取工作结束后，教育部根据国家下达的成人高等教育年度招生计划，将各省级招生部门报送的正式录取新生数据审核备案后，分省分学校在中国高等教育学生信息网上公布。由各高校依据教育部下发的录取数据，对入学报到的新生进行资格复查和录取信息网上核对，只有经复查核对合格的新生才能进行注册学籍。凡未经省级招生部门办理录取手续的，高校不能注册学籍。只有在教育部获得学籍电子注册的新生，在规定的年限内完成学业后，才能进行学历证书电子注册，获得的文凭国家才予以承认。
各高校要认真做好新生入学资格复查和录取信息网上核对工作。在规定的时间内，及时下载教育部下发的新生录取数据，对新生入学资格进行复查核对，并按规定补充相关信息，包括考生号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、入学日期；专业名称、学制、层次（本科、专科、专升本）；学习形式（脱产、业余、函授）等。对于字段缺失或存在错误的，各高校要及时通过教育部学籍管理平台进行更改。其中姓名、学历层次、学习形式的修改，必须提交更改报告报省教育厅审核。其他相关信息，由各高校负责审核和补充。对经省级招生部门录取但教育部新生录取库中没有录取数据的学生，有关高校应当及时与生源地省级招生部门联系，请生源所在地省级招生部门及时向教育部补报录取数据，待教育部备案后，学校方可核对注册。对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生，在学籍注册时均应予以明确标注。
各高校要认真做好专科起点本科新生入学资格学历核查工作。按照教育部规定，专升本新生入学报到时必须持有具有学历教育资格的高等学校、自学考试机构颁发的专科（或以上）毕业证书原件，由学校进行核实，核实无误后才能进行新生学籍注册。
各高校要确保成人新生学籍核对注册的准确性和严肃性，要严格按照实际录取报到学生、招生时确定的学习形式和学制进行新生学籍注册，不得将所有录取学生未经核对就全部注册，也不得将违反招生规定招生的学生予以学籍注册或留校学习。
四、切实加强在校生学籍数据维护与管理工作。成人高等教育新生入学注册后，高校应依据教育部反馈的录取数据信息建立在校生学籍电子档案库（即在校生库），作为学生完成学业后颁发学历证书及进行学历证书电子注册的依据。要加强对在校生学籍数据的维护与管理。按照本通知第二条的管理权限和程序，对在校生的基本信息进行审核确认与更正。在校生学籍数据的日常维护，按照管理权限和程序审核确认后，应当在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上提交并最后确认。
学生在校期间变更姓名应提供以下材料：1、属成人高考报名录取时姓名有误者，须提供省级招生部门同意更正的证明材料。2、在校期间通过公安部门变更姓名者，须提供户口簿原件，户口簿上应有已注销的原用名页、含现用名及曾用名页，变更姓名时间必须是学生在校期间。如有连名带姓均变更者（因父母入赘、离异等原因），还应由学生及父母提供变更姓名原因的说明。操作程序：1、学生填写《高等教育在校生变更姓名信息申请表》，连同变更姓名的合法性证明材料（原件）交高校审核；2、高校审核通过后，在中国高等教育学生信息网学籍学历管理平台上提交学生变更姓名的申请，并在《高等教育在校生变更姓名信息申请表》上签署意见，连同变更姓名的合法性证明材料（原件及复印件）报省教育厅审核，省教育厅受理材料时核对原件与复印件一致后将原件退还高校；3、省教育厅对审核通过者在教育部平台上确认生效。
学生在校期间申请“本降专”者，可以申请修改注册信息。办理学历层次变更仅限录取后至毕业前，超出此时间范围的不予受理。操作程序：1、学生向高校提交变更学历层次的申请。2、高校审核同意后作出同意该生从本科降为专科的决定。3、高校在教育部平台上提交学生变更学历层次的要求，并向省教育厅报送同意学生变更学历层次的决定，附学生的个人申请及相关证明材料（原件及复印件），报省教育厅审核。4、省教育厅对审核通过者在教育部平台上确认生效。
在校生转学信息变更按以下程序处理：1、学生在校期间申请转学，参照《湖北省普通高等学校学生转学暂行规定》办理。2、省教育厅确认后，转出、转入高校应及时在教育部学籍学历信息管理平台上办理转学学生学籍异动手续。3、省教育厅在教育部学籍学历管理平台上确认；如属跨省转学的，还需转出、转入省级教育行政部门确认。4、省教育厅每年在寒假、暑假集中受理高校学籍管理部门报送的学生转学材料，其他时间以及学生个人报送的材料我厅不予受理。禁止高校之间利用“计划搭桥”搞所谓委托录取，凡属这种情况录取的学生，我厅一律不办理转学确认手续。
五、扎实做好毕业生学历证书电子注册工作。高等教育学历证书电子注册制度，是加强高等教育学历证书管理，规范高校办学行为的一项重要措施，对于维护高等教育的声誉，维护高校毕业生合法权益具有重要作用。各高校要切实加强成人高等教育学历证书电子注册工作的领导与管理，自觉维护高等教育学历证书的严肃性。要从教育部当年下发的录取数据库和在校生数据库中，筛选符合毕业条件的学生数据，生成毕业生数据库。要切实加强对毕业生学历证书电子注册数据的审核，逐项把关，确保上报的学历证书电子注册信息、图像信息准确完整，不错报、不漏报、不弄虚作假。要在规定时间内向我厅报送学历证书电子注册数据光盘，同时以学校名义报送学历电子注册报告，如实反映报告本校年度学历证书电子注册的基本情况，并对有关情况逐项作出说明。毕业生数据经教育厅审核合格后，学校方可按照规定打印毕业证书。毕业证书的内容应严格按照学历证书电子注册的内容填写。教育部规定，成人高等教育（网络教育）秋季毕业生的毕业日期为7月1日，春季毕业日期为1月31日。成人高等教育的学制应按国家规定执行，一般不得提前毕业，确有特殊情况的，按教育部教学[2007]6号文件规定，成人教育脱产学习最短学习时间为：高起本四年、高起专和专升本两年，业余和函授最短学习时间为：高起本五年、高起专和专升本两年半。
六、进一步明确网络教育学籍学历数据管理要求。教育部规定，网络教育由举办高校自主招生、录取。网络教育试点高校新生学籍电子注册和毕业证书电子注册由举办高校负责。每年新生学籍电子注册、学历证书电子注册数据由举办高校审核确认，报省教育厅汇总后直接上传教育部学籍学历管理平台注册。网络教育举办高校要切实加强网络教育学籍学历数据管理工作。网络教育专科、高起本、专起本一律不得注册为全日制，其中报考专起本的学生，必须先具有国家认可的专科学历（含服役期间在军校学习获得的专科毕业文凭）。
七、按要求及时报送学籍学历电子注册数据。教育部规定，成人高校新生学籍电子注册工作应在每年教育部下发各高校招生录取数据后三个月内完成，并填报《成人高等教育新生学籍电子注册统计表》报省教育厅。网络教育新生学籍电子注册，必须于当年11月底以前完成。
成人高等教育（网络教育）毕业证书电子注册时间为每年春季、秋季，春季学历注册时间为1月份，秋季学历注册时间为7月份。
八 、实行学籍学历数据管理责任制和责任追究制。各高校必须确保上报的成人高等教育（网络教育）学籍学历数据准确真实，对上报数据负责。从2009年起，我厅不再对成人高等教育（网络教育）学历注册数据进行预审，只对学校正式报送的数据进行审核，合格的予以注册，不合格的不予注册。学校应切实做好相关数据的初审工作，所有数据经学校初审无误后连同注册报告报我厅审核。对不符合学籍学历电子注册规定、数据混乱以及弄虚作假、学校擅自更改的数据，我厅将直接退回高校，也不再接受学校补报的数据。
自本通知下发之日起，对办学行为不规范，管理制度不健全，学籍学历数据混乱，错报漏报数据，弄虚作假以及擅自更改数据，造成学生不能进行学籍学历电子注册或学历证书不能获得国家认证的，均由所在高校负责；造成严重后果的，要通报批评并并严肃追究学校领导和有关职能部门责任人的责任。
二ＯＯ九年二月二十四日
